Una soluzione innovativa per la gestione dei limiti sulla distribuzione dei saggi

Con l'entrata in vigore dal 1° gennaio 2007 delle nuove direttive CEE sulla regolamentazione dei limiti sui saggi distribuiti ai medici da parte degli Informatori Scientifici del Farmaco (ISF), le aziende farmaceutiche si sono trovate nella condizione di gestire questo aspetto con grande puntualità. Novartis Farma ha affrontato questa sfida implementando una soluzione innovativa per la digitalizzazione dei moduli, che abilita un controllo efficace sul rispetto dei limiti. Novartis ha affidato ad everis Italia le fasi di implementazione e roll-out sul territorio.

Milano, 18 giugno 2007

Il D.Lgs. 30.12.92 n. 541, attuazione della direttiva 92/28/CEE, ha regolamentato la distribuzione dei campioni gratuiti dei medicinali da parte degli Informatori Scientifici del Farmaco (ISF) e prevede che i campioni o saggi possano essere dispensati solo su richiesta scritta cartacea da parte del medico, recante data, timbro e firma del destinatario. Sono inoltre stati introdotti limiti ben definiti sui campioni che gli ISF possono distribuire, che a partire dal 1° gennaio 2007 sono stati ulteriormente ridotti.

Le imprese farmaceutiche sono inoltre tenute a ritirare dagli ISF il "modulo saggi", ovvero la richiesta medica di campioni. I moduli devono poi essere conservati per diciotto mesi e devono comprovare che la consegna di campioni è avvenuta nel rispetto delle disposizioni del presente decreto.

La rapidità nel raccogliere e rendere fruibile il dato relativo al numero di saggi consegnati è diventata, quindi, un aspetto fondamentale per consentire alle aziende farmaceutiche di avere la situazione sempre sotto controllo ed evitare di eccedere i limiti imposti dalla legge.

Novartis, una delle maggiori realtà del settore, ha risposto a questa sfida puntando su una tecnologia innovativa con l'obiettivo di semplificare e velocizzare il processo di registrazione e conservazione dei moduli in ottemperanza alle normative.

Su questi presupposti è stato lanciato il progetto DP3 (Digital Pen Cube), che utilizza per la tecnologia Pen & Paper sviluppata dall'azienda svedese Anoto Group per la digitalizzazione dei moduli. Per la fase implementativa Novartis ha identificato everis Italia quale partner di riferimento. everis ha anche curato il roll-out della soluzione sulla rete di informatori e la successiva fase di supporto applicativo.

Una penna digitale, che lavora su moduli cartacei appositamente predisposti, consente all'ISF che si reca presso il medico di far compilare al medico il modulo saggi come se stesse lavorando con carta e penna tradizionali. La penna, però, è in grado di memorizzare l'informazione relativa alla compilazione del modulo e di utilizzarla per la valorizzazione di un apposito database.

Al ritorno in ufficio o presso la propria abitazione, l'informatore collega la penna digitale al proprio laptop tramite un connettore USB e il software provvede automaticamente a trasferire i dati presenti dalla penna al laptop e, successivamente, sui server aziendali tramite una connessione VPN.

L'applicazione DP3 lato server processa i dati ricevuti, quindi li archivia in formato elettronico. Il flusso fisico dei moduli cartacei segue il normale iter di raccolta e archiviazione secondo normativa di legge.

Novartis, grazie al progetto DP3, non solo ha eliminato il problema della digitalizzazione a posteriori dell'informazione raccolta su modulo cartaceo, ma ha abilitato un processo di gestione dei limiti estremamente efficace, poiché consente un drastico taglio dei tempi necessari all'azienda per disporre dei dati relativi ai saggi consegnati.

Questo evita che i limiti siano superati inconsapevolmente a causa del ritardo della disponibilità del dato stesso e contestualmente garantisce visibilità sugli spazi residui di utilizzo del saggio laddove questi siano stati consegnati in quantità limitata rispetto al limite ammesso.

Tra i punti che hanno contribuito al successo del progetto, c'è l'estrema facilità d'uso della tecnologia che consente all'ISF di continuare a lavorare su un modulo cartaceo. Questo aspetto ha consentito di ridurre al minimo le necessità di training e ha reso la soluzione assai competitiva rispetto a strumenti più tradizionali di sales force automation quali palmari e PDA.

everis Italia, system integrator che opera a livello internazionale, ha garantito il successo dell'implementazione dal punto di vista tecnico e progettuale, facendo leva sulle competenze maturate non solo nel settore farmaceutico ma mutuando conoscenze relative a realizzazioni in area sales force automation nel settore consumer. L'iniziativa in Novartis è stata condotta in collaborazione con Wel.Network e Digiwrite.